An dieser Stelle beantworten wir häufig gestellte Fragen und möchten Ihnen das Ausfüllen des Antrages oder anderer Dokumente erleichtern. Sollte Ihre Frage hier nicht beantwortet sein, kontaktieren Sie uns gerne.
Allgemeine Fragen:
- In welcher Form sollen Dokumente eingereicht werden?
- In welcher Sprache sollen Dokumente eingereicht werden?
- Wie vertraulich werden meine Firmendaten und meine Projektidee behandelt?
Fragen zur Skizzenphase:
- Welchen Umfang soll eine Skizze haben?
- Gibt es Fristen zur Einreichung von Skizzen?
- Welche Unterlagen sollen eingereicht werden?
- Wie finde ich heraus, ob mein Unternehmen ein KMU ist?
Fragen zur Antragsstellung:
- Welche Felder müssen im Antragsformular ELAN ausgefüllt werden?
- Im ELAN-Antrag sind Kontrollkästchen (Checkboxen) angekreuzt und ausgegraut (z.B. Organigramm) und nicht veränderbar. Wie ist damit im Antragsformular umzugehen?
- Sollen die im ELAN bereitgestellten Formulare (zusätzlich bzw. anstatt der Dokumente des Projektträgers) verwendet werden?
- Sind E14 und/oder E15 Stellen für Hochschulen / Forschungseinrichtungen zuwendungsfähig?
Fragen während der Projektlaufzeit:
- Wann ist der Kooperationsvertrag einzureichen?
- Wie lang soll der Zwischenbericht sein?
- Wann und wie ist der Mittelabruf einzureichen?
- Können Mittel von einem Haushaltsjahr in das nächste Haushaltsjahr verschoben werden?
- Können Mittel umgewidmet werden (z.B. mehr Materialkosten und geringere Personalkosten)?
- Wie kann die Laufzeit des Projekts verlängert werden?
- Warum wird bei Auszahlung eines Mittelabrufs ein Einbehalt abgezogen?
-
Wie ist in Publikationen zu Ergebnissen des Projekts auf die Förderung hinzuweisen?
Fragen zum Projektabschluss:
- Wann ist der Verwendungsnachweis fällig?
- Wie lang soll der Abschlussbericht sein?
- Soll ein gemeinsamer Schlussbericht eingereicht werden oder werden einzelne Schlussberichte aller Partner bevorzugt?
- Ist eine Abschlussveranstaltung gewünscht?
- Soll im Schlussbericht auf alle Arbeitspakete eingegangen werden oder sollen nur jene Arbeiten beschrieben werden, welche noch nicht im Zwischenbericht behandelt wurden?
- In welcher Form wird der Schlussbericht veröffentlicht?
Antworten
Allgemeine Fragen:
In welcher Form sollen Dokumente eingereicht werden?
Rechtsverbindlich zu unterzeichnende Dokumente müssen entweder mit händischer Unterschrift im Original (DIN-A4-Format, ohne Bindung) auf dem Postweg an die VDI/VDE Innovation + Technik GmbH, Heimeranstr. 37 in 80339 München zugesendet oder alternativ digital mit positiv prüfbarer, qualifizierter elektronischer Signatur per E-Mail oder transportverschlüsseltem Upload-Tool an di.by@vdivde-it.de übermittelt werden. Anträge können nach Aufforderung zudem über die Internetplattform ELAN-FIPS mittels ELSTER-Zertifikat eingereicht werden. Für die meisten anderen Unterlagen, die eine Unterschrift benötigen, genügt ein digitaler Eingang eines Scans des Dokuments mit händischer Unterschrift per E-Mail oder Upload-Tool an di.by@vdivde-it.de. Dokumente, die keine Unterschrift erfordern, können Sie uns immer digital zukommen lassen. Für die Einreichung von Mittelabrufen beachten Sie bitte unsere „Hinweise zum Mittelabruf“.
In welcher Sprache sollen Dokumente eingereicht werden?
Alle formal notwendigen Antrags- und Berichtsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Anhänge zu diesen Unterlagen (z.B. Veröffentlichungen, Angebote, ergänzende fachliche Erläuterungen) können in englischer Sprache eingereicht werden.
Wie vertraulich werden meine Firmendaten und meine Projektidee behandelt?
Die VDI/VDE Innovation + Technik GmbH (VDI/VDE-IT) legt besonderen Wert darauf, öffentliche Auftraggeber in der Forschungs-, Innovationspolitik als absolut neutraler Dienstleister zu unterstützen. Dabei zeichnet sich die Tätigkeit der VDI/VDE-IT durch ihre interdisziplinäre Herangehensweise aus, die technische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Aspekte unter Beachtung der Neutralität, Solidität und Vertraulichkeit einschließt. Das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) der VDI/VDE-IT ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Elektronische Dokumente können Sie gerne über eine verschlüsselte Verbindung direkt Ihren Ansprechpartnern bei der VDI/VDE-IT zukommen lassen. Bitte nutzen Sie dazu das Upload-Tool.
Weiterhin werden Sie in den Förderprogrammen „IuK Bayern“ und „Elektronische Systeme Bayern“ nicht aufgefordert, Ihre Projektergebnisse zu publizieren.
Das StMWi behält sich das Recht vor, Eckdaten bewilligter Projekte zu veröffentlichen. Hierzu zählen die im Antragsformular entsprechend gekennzeichneten Felder (Antragsteller, Postadresse/Realisierungsort, Durchführungszeitraum, Gesamtkosten, Zuwendung, Projekttitel und Kurzbeschreibung des Vorhabens).
Skizzenphase:
Welchen Umfang soll eine Skizze haben?
So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Skizzen sollten den Umfang von 15 Seiten nicht überschreiten.
Gibt es Fristen zur Einreichung von Skizzen?
Die Auswahl und Förderung von Projekte findet überwiegend im Rahmen von thematischen Bekanntmachungen mit festen Einreichungsfristen statt. Sollte für Ihr Projekt aktuell keine thematisch passfähige Bekanntmachung geöffnet sein, nehmen Sie gerne dennoch Kontakt mit uns auf.
Welche Unterlagen sollen eingereicht werden?
Eingereicht werden muss die Vorhabenskizze für das Verbundprojekt (Gesamtprojekt), das Dokument "Angaben zum Unternehmen" und bei Unternehmen die Bilanz sowie bei Großunternehmen die Gewinn- und Verlustrechnung.
Wie finde ich heraus, ob mein Unternehmen ein KMU ist?
Für die Einordnung als KMU wird die KMU-Definition der Europäischen Kommission angewandt. Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) werden in der EU-Empfehlung 2003/361 definiert. Ein Informationsblatt zur Einordnung als KMU findet sich hier: KMU-Definition.
Grundsätzlich gilt, dass jedes Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern kein KMU mehr ist. Falls ein Unternehmen zwar weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigt, aber einen Jahresumsatz von mindestens 50 Mio EUR und eine Jahresbilanzsumme von mindestens 43 Mio EUR erreicht, wird das Unternehmen ebenfalls nicht mehr als KMU betrachtet.
Für die Kriterien Mitarbeiteranzahl, Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme sind zusätzlich zum Antragstellenden Unternehmen auch die Daten von verbundenen Unternehmen (z.B. Muttergesellschaft) oder Partnerunternehmen mit einzubeziehen. Bitte prüfen Sie dafür die Definition eines KMU.
Beim Öffnen des PDF-Formulars „Angaben zum Unternehmen“ (AzU) erscheint nur der Hinweis „Please wait... If this message is not eventually replaced by the proper contents of the document, your PDF viewer may not be able to display this type of document. […]“. Wie kann das Dokument angezeigt und bearbeitet werden?
Das Problem tritt in der Regel nur dann auf, wenn Sie das Dokument innerhalb Ihres Web-Browsers (mittels Browser-PDF-Plug-In) anzeigen lassen.
Bei der von uns angebotenen PDF-Datei handelt es sich um ein Formular mit interaktiven Elementen. Interaktive Elemente werden durch viele Browser-PDF-Plug-Ins leider nicht unterstützt.
Laden Sie das Dokument deshalb bitte herunter und öffnen Sie es mit einer vollwertigen PDF-Software (Acrobat Adobe Reader, Nuance Power PDF, PDF-XChange Viewer, Foxit Reader o.Ä.).
Antragsstellung:
Wie unterscheiden sich Materialeinzelkosten von Sondereinzelkosten?
Unter Materialkosten fallen die folgende Positionen: Verbrauchsmaterialien und Testaufbauten sowie Demonstratoren, die nach dem Projekt nicht mehr wirtschaftlich genutzt werden. Im Falle des Demonstrators ist dies in dem Formular "Anlagen zum Antrag" im Punkt "Erklärung zum Verbleib des Demonstrators" zu bestätigen
Alle anderen Baugruppen, Systeme, Geräte oder Softwarelizenzen, die für das Vorhaben benötigt werden, fallen unter „Kosten für Instrumente und Ausrüstung“ (sog. Sondereinzelkosten).
Sondereinzelkosten können nur entsprechend der Nutzungsdauer im Projekt und der Abschreibungsdauer im Unternehmen abgerechnet werden.
Beispiel: Eine Maschine wird für 50.000 € angeschafft, die im Unternehmen über 5 Jahre abgeschrieben wird. Bei einem Vorhaben, das für 3 Jahre geplant ist, können somit maximal 30.000 € (3/5 von 50.000 €) abgerechnet werden, wenn die Maschine direkt im ersten Monat des Projekts gekauft wird. Falls die Maschine erst zur Mitte des Projekts angeschafft und genutzt wird (im 19. Monat von 36 Monaten), können nur 15.000 € (18/60) anerkannt werden.
Gibt es einen Unterschied zwischen Materialeinzelkosten und "sonstigen Betriebskosten" (Bezeichnung im Antrag)?
Nein, es können als Betriebskosten nur Materialeinzelkosten beantragt werden.
Welche Felder müssen im Antragsformular ELAN / FIPS ausgefüllt werden?
Alle gelb markierten Felder sind Pflichtfelder. Darüber hinaus sollten Sie alle relevanten Daten angegeben (Beispielsweise ist die IBAN kein Pflichtfeld, allerdings kann ohne die Mitteilung der Bankverbindung keine Auszahlung der Zuwendung erfolgen).
Im ELAN-Antrag sind Kontrollkästchen (Checkboxen) angekreuzt und ausgegraut (z.B. Organigramm) und nicht veränderbar. Wie ist damit im Antragsformular umzugehen?
Eine Änderung im ELAN-Tool ist nicht möglich. Sie können die folgenden Punkte in der gedruckten Fassung vor Einreichung manuell streichen: Organigramm, Nachweis zur Sicherung des Eigenanteils der Antragstellerin.
Die gedruckte, rechtsverbindlich unterschriebene Fassung hat Vorrang vor der elektronischen Fassung.
Sollen die im ELAN / FIPS bereitgestellten Formulare (zusätzlich bzw. anstatt der Dokumente des Projektträgers) verwendet werden?
Nein.
Sämtliche Unterlagen zu den Anträgen der beiden Förderprogramme finden Sie stattdessen auf der Seite https://www.elsys-bayern.de/antrag
Sind E14 und/oder E15 Stellen für Hochschulen / Forschungseinrichtungen zuwendungsfähig?
Grundsätzlich ja, wenn Sie eine ausreichende Erklärung für die Notwendigkeit der abgerechneten Mitarbeiter liefern.
Beim Öffnen des PDF-Formulars „Anlagen zum Antrag“ erscheint nur der Hinweis „Please wait... If this message is not eventually replaced by the proper contents of the document, your PDF viewer may not be able to display this type of document. […]“. Wie kann das Dokument angezeigt und bearbeitet werden?
Das Problem tritt in der Regel nur dann auf, wenn Sie das Dokument innerhalb Ihres Web-Browsers (mittels Browser-PDF-Plug-In) anzeigen lassen.
Bei der von uns angebotenen PDF-Datei handelt es sich um ein Formular mit interaktiven Elementen. Interaktive Elemente werden durch viele Browser-PDF-Plug-Ins leider nicht unterstützt.
Laden Sie das Dokument deshalb bitte herunter und öffnen Sie es mit einer vollwertigen PDF-Software (Acrobat Adobe Reader, Nuance Power PDF, PDF-XChange Viewer, Foxit Reader o.Ä.).
Projektlaufzeit:
Wann ist der Kooperationsvertrag einzureichen?
Der Kooperationsvertrag ist spätestens mit dem ersten Mittelabruf der VDI/VDE-IT GmbH vorzulegen. Eine Auszahlung kann erst erfolgen, wenn der Kooperationsvertrag vorgelegt wurde. Bitte schicken Sie uns die eingescannte Version des unterschriebenen Vertrages per E-Mail oder eine Kopie des Kooperationsvertrages per Post.
Wie lang soll der Zwischenbericht sein?
Die Kurzfassung des Zwischenberichts besteht aus ein bis maximal zwei Seiten.
Die Langfassung des Zwischenberichts, die in der Regel für das gesamte Verbundprojekt mit allen Teilvorhaben erstellt wird, sollte alle wesentlichen Aspekte im Berichtszeitraum (Ergebnisse, erreichte Meilensteine, kurzer Projektverlauf, Änderungen im Projekt etc.) beschreiben. Typische Berichtslängen liegen bei etwa 10 Seiten.
Wann und wie ist der Mittelabruf einzureichen?
Üblicherweise können zwei Mittelbrufe pro Jahr (jeweils zum 15.4. und 15.10.) eingereicht werden. Wichtig ist insbesondere der Mittelabruf zum 15.10. eines jeden Jahres. Falls Sie dieses Datum nicht einhalten, können wir eine Auszahlung im aktuellen Haushaltsjahr nicht garantieren. Nicht ausgezahlte Haushaltsmittel können vom Zuwendungsgeber widerrufen werden (siehe Zuwendungsbescheid Punkt 3.5).
Der Mittelabruf ist mit allen Anlagen (Stundennachweisen, ggf. Rechnungen als Kostennachweise) entweder elektronisch als sehr guter Farbscan oder postalisch bei VDI/VDE Innovation + Technik GmbH, Heimeranstr. 37 in 80339 München einzureichen.
Können Mittel von einem Haushaltsjahr in das nächste Haushaltsjahr verschoben werden?
Es besteht grundsätzlich kein Anspruch auf einen Mittelübertrag, da gem. Absatz 3.5 des Zuwendungsbescheides nicht ausgezahlte Haushaltsmittel vom Zuwendungsgeber widerrufen werden können. In den vergangenen Jahren wurden jedoch die im Haushaltsjahr nicht in Anspruch genommene Mittel automatisch in das nächste Jahr verschoben. Es bedarf hierfür keines Antrags.
Können Mittel umgewidmet werden (z.B. mehr Materialkosten und geringere Personalkosten)?
Eine Mittelumwidmung ist auf Antrag möglich. Hierzu benötigen wir einen formlosen Antrag, der vom Projektleiter unterschrieben ist und eine nachvollziehbare Begründung enthält. Eine Mittelumwidmung ist nicht notwendig, wenn die Kostenart um nicht mehr als 20 Prozent überzogen werden soll und die maximale Zuwendungssumme nicht überschritten wird.
Warum wird bei Auszahlung eines Mittelabrufs ein Einbehalt abgezogen?
Gemäß Zuwendungsbescheid kommt eine letzte Rate von 20 % der bewilligten Zuwendung erst nach abschließender Prüfung des Verwendungsnachweises zur Auszahlung (Einbehalt), sofern die förderrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Der Einbehalt erfolgt, um spätere Rückforderungen aus Kürzungen innerhalb der Verwendungsnachweisprüfung des StMWi vom Zuwendungsempfänger zu vermeiden. Der Abzug des Einbehalts wird in der Regel spätestens beim vorletzten Mittelabruf vorgenommen.
Wie kann die Laufzeit des Projekts verlängert werden?
Eine kostenneutrale Projektverlängerung ist in begründeten Fällen möglich. Von jedem Projektpartner ist dazu ein formloser, vom Projektleiter unterschriebener Antrag schriftlich einzureichen. Es wird empfohlen den Antrag rechtzeitig einzureichen und zuvor Rücksprache mit den Ansprechpartnern bei der VDI/VDE-IT GmbH zu halten. Die Verlängerung sollte etwa 3 Monate vor Projektende beantragt werden. Bei Projektverlängerungen von mehr als 6 Monaten wird etwa 6 Monate vor Projektende eine entsprechende Antragstellung empfohlen. In jedem Fall muss der Antrag spätestens am letzten Tag des Durchführungszeitraums postalisch bei der VDI/VDE-IT GmbH eingegangen sein.
Wie ist in Publikationen zu Ergebnissen des Projekts auf die Förderung hinzuweisen?
Sie sind in unserem Förderprogramm nicht verpflichtet, Ergebnisse zu veröffentlichen.
Ob Sie bei einer dennoch erfolgenden Veröffentlichung verpflichtet sind, auf die Förderung hinzuweisen, entnehmen Sie bitte Ihrem Förderbescheid. In der Regel findet sich der entsprechende Passus am Ende von Abschnitt 5.
Für Forschungseinrichtungen gilt üblicherweise folgende Aufforderung lt. Bescheid: „Die Zuwendungsnehmerin hat bei allen öffentlichkeitswirksamen Vorgängen, die mit dem geförderten Projekt zusammenhängen, auf die Förderung durch den Zuwendungsgeber hinzuweisen.“
Üblicherweise gilt für alle Projektpartner von Förderprojekten, die durch das Zentrum für Digitalisierung.Bayern (ZD.B) bei der Bayern Innovativ GmbH unterstützt werden, folgende Aufforderung lt. Bescheid: “Die Zuwendungsnehmerin soll bei allen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen, die im Zusammenhang mit dem Projekt [Projektname] stehen, auf die Förderung durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie sowie die Projektunterstützung durch die Bayern Innovativ - Bayerische Gesellschaft für Innovation und Wissenstransfer mbH hinweisen.“
Für Projekte, deren Förderkennzeichen mit „ESB“ beginnt, empfehlen wir deshalb einen Passus ähnlich: Diese Arbeit wurde gefördert durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie im Rahmen des Bayerischen Förderprogramms für Forschung und Entwicklung „Elektronische Systeme“.
Für Projekte, deren Förderkennzeichen mit „DIE“ beginnt, empfehlen wir einen Passus ähnlich: Diese Arbeit wurde gefördert durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie im Rahmen des Bayerischen Verbundförderprogramms (BayVFP) – Förderlinie Digitalisierung – Förderbereich Elektronische Systeme.
Bei Projekten, die darüber hinaus durch das ZD.B unterstützt werden, empfehlen wir sinngemäß zu ergänzen: Sie wurde zudem unterstützt durch die Bayern Innovativ – Bayerische Gesellschaft für Innovation und Wissenstransfer mbH.
Projektabschluss:
Wann ist der Verwendungsnachweis fällig?
In der Regel ist der Verwendungsnachweis 3 Monate nach Projektlaufzeit (Durchführungszeitraum) fällig. Der Termin wird durch das aktuellste Terminblatt (Teil Ihres Bewilligungs- bzw. letzten Änderungsbescheids) festgelegt.
Zirka einen Monat vor Ende des Durchführungszeitraumes erinnern wir die uns benannte Projektleitung Ihres Teilvorhabens per E-Mail an den Termin und geben Ihnen Hinweise auf Formulare etc.
Im Falle des Bedarfs an einer Fristverlängerung treten Sie bitte mit uns in Verbindung.
Wie lang soll der Abschlussbericht sein?
Nach Projektabschluss sind bei der VDI/VDE-IT GmbH ein Erfolgskontrollbericht und ein Schlussbericht einzureichen. Der Erfolgskontrollbericht hat einen Umfang von ein bis maximal drei Seiten.
Der Schlussbericht, der in der Regel für das gesamte Verbundprojekt mit allen Teilvorhaben erstellt wird, sollte alle wesentlichen Aspekte (Ergebnisse, kurzer Projektverlauf, Verwertungspläne etc., siehe Hinweisblatt Schlussbericht) beschreiben. Typische Berichtslängen liegen bei etwa 15-30 Seiten.
Soll ein gemeinsamer Schlussbericht eingereicht werden oder werden einzelne Schlussberichte aller Partner bevorzugt?
Es wird empfohlen, einen gemeinsamen Schlussbericht, in dem die Arbeiten aller Partner zusammengeführt werden vorzulegen. Die Leistungen der einzelnen Partner müssen dabei klar erkenntlich sein. Alternativ können Sie auch individuelle Abschlussberichte der einzelnen Partner erstellen.
Ist eine Abschlussveranstaltung gewünscht?
Eine Abschlussveranstaltung ist formal nicht zwingend notwendig, aber übliche Praxis.
Soll im Schlussbericht auf alle Arbeitspakete eingegangen werden oder sollen nur jene Arbeiten beschrieben werden, welche noch nicht im Zwischenbericht behandelt wurden?
Der Schlussbericht soll das gesamte Vorhaben zusammenfassen und alle Arbeiten beschreiben. Gerne können dabei Textteile aus Zwischenberichten wiederverwendet werden.
In welcher Form wird der Schlussbericht veröffentlicht?
Der eingereichte Schlussbericht wird weder durch den Projektträger noch durch das StMWi veröffentlicht. Sollte das StMWi inhaltliche Teilaspekte des Projekts im Rahmen öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen darstellen wollen, wird im Vorfeld Rücksprache mit den Projektbeteiligten gehalten.
Richtlinie vom 15.05.2019
Richtlinie vom 29.01.2015
Vorlage für Skizzengliederung
Vorlage Ressourcenplan