Als Forschungseinrichtung / Hochschule haben Sie folgende Dokumente zur Antragsstellung einzureichen:

• ausgefüllte Antragsformulare (per Online-Tool ELAN und ausgedruckt mit rechtsverbindlicher Unterschrift per Post oder qualifiziert digital unterzeichnet per E-Mail (di.by@vdivde-it.de) oder Einreichung über ELSTER-Unternehmenskonto)
• Anlage zum Antrag (PDF - Formular vor dem Bearbeiten speichern), rechtsverbindlich unterschrieben per Post oder qualifiziert digital unterzeichnet per E-Mail (di.by@vdivde-it.de) oder Einreichung zusammen mit Antragsformular über ELSTER-Unternehmenskonto
• Vorhabensbeschreibung (Gliederungsvorschlag, DOC)
• Ressourcenplan (XLS), ist per E-Mail einzureichen
• Kostendarstellung (XLSM), ist per E-Mail einzureichen
• Gegebenenfalls Angebote und Erläuterungen zu den einzelnen Ausgabenpositionen (siehe Erläuterungen unten)

Erläuterungen zum Ausfüllen der Dokumente

Allgemeine Hinweise

• Es besteht die Möglichkeit, sich über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto zu authentifizieren. In diesem Fall müsste der generierte Antrag nicht mehr mit Original-Unterschrift postalisch eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass der Antrag trotzdem rechtsverbindlich unterschrieben sein muss. Die ELSTER-Authentifizierung wäre dafür nur ausreichend, sofern die für Ihr Unternehmen einzelvertretungsberechtigte Person diese durchführt.
• Sofern Sie nicht über das ELSTER-Unternehmenskonto authentifizieren möchten, dann klicken Sie bitte auf: Ohne Anmeldung fortsetzen.Der Zugang zu Ihrem Antrag wird gesperrt, wenn Sie dreimal ein falsches Kennwort eingeben. Falls der Zugang gesperrt ist, schreiben Sie eine E-Mail an den FIPS-Support fips@mister-systems.de.
• Wenn Sie Ihre Eingaben im Antragstool zwischenspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten möchten, dann können Sie sich eine HTML-Datei herunterladen, mit welcher Sie die bereits eingegebenen Antragsdaten später wieder ins System laden können.

Ausgabenpositionen

• Generell sollten die in Ansatz gebrachten Ausgaben z. B. in der Vorhabensbeschreibung hinreichend erläutert werden (Grund der Anschaffung, Spezifikation).
• Es können Bruttopreise angesetzt werden, falls Sie im Vorhaben nicht zu einem Vorsteuerabzug berechtigt sind.
• Gegebenenfalls eingeräumte Skonti, Rabatte o. ä. müssen in Anspruch genommen werden.
• Versand- und Verpackungskosten als Anschaffungsnebenkosten sind förderfähig und dürfen angesetzt werden.

Personalkosten

• Es werden die tatsächlich entstehenden Ist-Ausgaben (Arbeitgeberbrutto) angesetzt.
• Bitte folgende Angaben machen:
  • Entgeltgruppe und –stufe nach TV-L bzw. TVöD
  • Nachvollziehbare Aufschlüsselung des Vorkalkulationssatzes pro Personenmonat
• Förderfähig ist wissenschaftliches Personal und wissenschaftliche/studentische Hilfskräfte (Hilfskräfte nur bei Hochschulen unter Personalkosten)
• Nicht förderfähige Tätigkeiten:
  • Administrative Tätigkeiten
  • Administrativ-organisatorisches Projektmanagement
  • Erstellung von Mittelabrufen, Zwischenberichten, Verwendungsnachweis

Sonstige Betriebskosten (Materialkosten)

• Zuwendungsfähig sind Materialeinzelkosten.
• Ein Materialgemeinkostenzuschlag wird nicht gewährt.
• Zu den Materialkosten zählen z. B. Werkstoffkosten, Fertigungsmaterialkosten, Handelsware, Betriebsmittelkosten.
• Zur Begründung des Kostenansatzes müssen insbesondere für Positionen größer als 5.000 EUR Angebote oder Referenzrechnungen beigelegt werden.
• Alle Positionen sollten durch ein nachvollziehbares Preis-Mengen-Gerüst unterlegt sein (nicht: 6.000 EUR für Platinen, sondern: 6.000 EUR für 10 Platinen à 600 EUR).
• Als Materialkosten anerkannte Sachkostenpositionen dürfen nach Projektende nicht wirtschaftlich verwertet werden und  keinen wirtschaftlichen Zweck erfüllen. Sie werden im Projekt verbraucht oder ausschließlich dazu genutzt, die Projektergebnisse durch Forschungs- und Entwicklungsarbeiten, die in direktem Zusammenhang mit dem Vorhaben stehen, zur Produktreife zu führen, und spätestens nach dem Ende des Verwertungszeitraumes, d. h. drei Jahre nach dem Ende des Durchführungszeitraumes, fachgerecht entsorgt oder einem Forschungspartner zum Zweck der Forschung und Lehre zur Verfügung gestellt. Alle anderen Sachkosten sind in der Regel den Kosten für Instrumente und Ausrüstung zuzuordnen

• Ausnahme: Forschungseinrichtungen, die bei entstehenden Vorhabenskosten zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können ausschließlich NETTO-Beträge (ohne MwSt.) abrechnen.

Kosten für Auftragsforschung (Fremdleistungen)

• Es können nur FuE-Fremdleistungen durch Dritte anerkannt werden (reine Beratungsleistungen, Schulungen etc. sind nicht anrechenbar).
• Für Fremdleistungen sollten Angebote vorgelegt werden, die den Umfang der Leistungen sowie die Zusammensetzung der Preise beinhalten. Bei Aufträgen größer als 25.000 EUR und einer Förderquote größer als 35% müssen spätestens während der Projektlaufzeit vor Beauftragung mehr als zwei Vergleichsangebote eingeholt werden.

• Wissenschaftliche/studentische Hilfskräfte (nur Forschungseinrichtungen)
• Nachvollziehbare Aufschlüsselung des Vorkalkulationssatzes pro Personenmonat
• Beantragungs- und Bewilligungsmodalitäten je nach Art der Forschungseinrichtung

 Kosten für Instrumente und Ausrüstung (Sondereinzelkosten)

• In diese Kostenposition sind alle Anschaffungen ab Projektbeginn (z. B. Laptops, Software, Lizenzen, Messgeräte) einzuordnen, die sich nicht verbrauchen (sonst Materialkosten).
• Es werden die gesamten Ausgaben für die Anschaffung anerkannt (es erfolgt keine Abschreibung).

• Bitte geben Sie im ELAN-Tool sowohl bei der Gesamtnutzungsdauer als auch der zeit- und vorhabensanteiliger Nutzungsdauer „1“ an. Ausnahmen bei Forschungseinrichtungen, die bei entstehenden Vorhabenskosten zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:
• Es sind Abschreibungszeiträume gem. AfA-Tabellen zu beachten
• Zuwendungsfähig ist der Abschreibungsanteil, der im Projektzeitraum liegt
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG in voller Höhe angesetzt werden. Voraussetzungen: Gegenstand ist beweglich, selbständig nutzbar und der Anschaffungswert beträgt höchstens 800 € netto
• Förderfähig ist nur der NETTO-Betrag (ohne MwSt.)

Reisekosten

• Reisen müssen dem Informationsgewinn für die Projektbearbeitung dienen.
• Sollen hierfür Konferenzen, Veranstaltungen, Messen etc. besucht werden, müssen in Frage kommende Veranstaltungen bei der Antragstellung aufgeführt und der Projektbezug erläutert werden.
• Es gilt der Richtwert, dass für Veranstaltungen, Messen und Konferenzbesuche nicht mehr als 2.000 EUR pro Personenjahr angesetzt werden sollen.
• Förderfähig sind:

• Reisekosten i. e. S. (Fahrten mit Bahn und öffentlichen Verkehrsmitteln, Kilometergeld für Fahrten mit Privat-PKW, Gebühren für Miet-PKW, Treibstoffkosten)
• Tagegeld und ggfs. Übernachtungskosten bei mehrtägigen Dienstreisen (z. B. bei Konferenzen), Konferenzgebühren

• Nicht förderfähig:

• Schulungen / Weiterbildungen der Projektmitarbeitenden
• Nutzung von Dienst-PKWs (da bereits über die Grundfinanzierung gedeckt) inkl. Treibstoffkosten für die Betankung des Dienst-PKWs
• Bahncard (auch nicht gegen Vorlage einer Amortisationsrechnung)

• Bei Hochschulen und bei Forschungseinrichtungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:
  • Förderfähig ist der BRUTTO-Betrag (inkl. MwSt.)
• Bei Forschungseinrichtungen, die bei entstehenden Vorhabenskosten zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:
  • Förderfähig ist der NETTO-Betrag (ohne MwSt.)
• Wichtig: Der Projektbezug der Dienstreise muss plausibel und nachvollziehbar sein

Vorhabensbeschreibung

• Es sollte im Wesentlichen dem Gliederungsvorschlag (DOC)gefolgt werden.
• Es kann eine Gesamtvorhabensbeschreibung für alle Partner eingereicht werden. Darin sollten jedoch die einzelnen Partner und deren Arbeitsanteile hinreichend genau beschrieben sein.
• Im enthaltenen Arbeitsplan sollten die einzelnen Arbeitspakete einen Umfang von sechs Personenmonaten nicht überschreiten.